Règles extraordinaires concernant la prise de décision des entreprises
En vertu d’un décret gouvernemental publié le 21 avril 2020, les délais de préparation, de publication, de dépôt et de présentation de l’état des comptes annuels tombant en principe entre le 22 avril et le 30 septembre 2020 sont prolongés jusqu’au 30 septembre 2020.
Cela ne s’applique pas aux entités d’intérêt public, c’est-à-dire aux entités dont les valeurs mobilières ont été admises à la négociation sur un marché réglementé d’un État membre de l’Espace économique européen et aux autres entités qui sont considérées comme des entités d’intérêt public conformément à la loi.
Le gouvernement a également adopté le décret gouvernemental n° 102/2020 (IV. 10.) (ci-après le « décret« ), entré en vigueur le 11 avril 2020, énonçant plusieurs règles provisoires concernant la gouvernance des personnes morales, dont certaines sont expliquées ci-dessous.
Les organes de décision (par exemple les assemblées générales) des entités juridiques peuvent fonctionner conformément à leurs procédures normales, en adoptant des décisions tout en respectant les règles de verrouillage.
Néanmoins, aucune réunion physique des organes de décision ne peut avoir lieu pendant l’état d’urgence.
En revanche, les réunions peuvent se tenir par voie électronique ou – si cela n’est pas interdit par la loi applicable à l’entité concernée – le vote peut avoir lieu par écrit (ci-après : les « moyens alternatifs« ).
Si les moyens alternatifs ne sont pas prévus dans les statuts ou s’ils sont réglementés différemment que par les règles énoncées dans le décret, la direction peut fixer les règles de ces procédures tout en respectant certaines exigences mentionnées par le décret.
Les autres conditions d’utilisation des moyens alternatifs varient en fonction du nombre de membres constituant la personne morale :
– cinq membres au maximum : le quorum peut être assuré par les moyens alternatifs et tous les membres peuvent participer à la prise de décision ;
– de 6 à 10 membres : les membres ayant plus de 50% des voix demandent l’application des moyens alternatifs ;
– plus de 10 membres : la direction initie l’utilisation des moyens alternatifs.
Si aucune des conditions ci-dessus n’est remplie, le pouvoir de décision sur les questions listées ci-après sont transférés à la direction :
(i) approbation des comptes annuels,
(ii) l’utilisation du bénéfice après impôt,
(iii) les questions nécessaires au maintien d’un fonctionnement licite,
(iv) les questions nécessaires pour faire face à la situation créée par l’état d’urgence,
(v) les questions urgentes survenant dans le cadre d’une gestion raisonnable et responsable.
Toutefois, il existe certaines limites aux pouvoirs de la direction.
La direction ne peut adopter certaines décisions (par exemple, la liquidation, la fusion, la scission, la réduction du capital en cas de sociétés à responsabilité limitée et de sociétés par actions, la modification des statuts (sauf si elle est nécessaire sur la base de la loi entrant en vigueur pendant l’état d’urgence).
En outre, elle ne peut adopter une décision que si :
i) les membres détenant individuellement plus de 25 % des voix ne contestent pas la décision au préalable par un avis écrit et si ces membres non contestataires représentent ensemble au moins 51 % des voix ou ;
(ii) le membre détenant plus de 50% des voix ne conteste pas la décision au préalable par un avis écrit.
Toutes les décisions adoptées par la direction conformément aux règles précédentes doivent être discutées lors d’une réunion extraordinaire de l’organe de décision devant se tenir dans les 90 jours suivant la fin de l’état d’urgence. Si cette réunion modifie ou abroge la décision de la direction, cela n’affectera pas les droits et les obligations découlant de la réunion.
Il convient de souligner que si le mandat d’un dirigeant, d’un membre d’un conseil d’administration ou du commissaire aux comptes expire pendant l’état d’urgence ou si la personne concernée démissionne, le mandat restera en vigueur jusqu’au 90e jour suivant la fin de l’état d’urgence.
Cela s’applique également aux personnes dont le mandat a expiré ou qui ont démissionné avant l’entrée en vigueur du décret, mais dont le mandat n’a pas été renouvelé ou si aucune autre personne n’a été nommée.